Statens Arkiver
Contents
Statens Arkiver administrerer bestemmelserne i Arkivloven, lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007.
Det drejer sig om bestemmelserne vedrørende bevaring og kassation af arkivalier.
Statslige myndigheders it-systemer skal anmeldes til Statens Arkiver, som derefter tager stilling til om der på et senere tidspunkt skal afleveres en kopi (arkiveringsversion) af data og evt. dokumenter fra systemet.
INNOMATE har specifikt forespurgt om reglerne for statslig selvejende institutioner. Her er svaret, dateret 28.02.2014
Vi betragter statslig selvejende institutioner som statslige myndigheder, de har derfor i princippet anmeldelsespligt. Det betyder dog ikke, at alle institutioner i uddannelsessektoren i praksis skal anmelde alle deres it-systemer – Vi simpelthen ikke ressourcer til at håndterer anmeldelser fra alle gymnasier. Gymnasiernes arkivdannelse, vurderes at være så ensartet, at det er tilstrækkeligt med en generel bestemmelse for gymnasierne.
Statens Arkiver har udarbejdet en sektorbestemmelse for uddannelsessektoren, som i øjeblikket er under revision. Her bliver der blandt andet fastsat hvilke oplysninger gymnasier (og lignede) skal aflevere til Statens Arkiver. Selvom der i sektorbestemmelsen også fastsættes regler for bevaring fra andre uddannelsesinstitutioner, skal disse dog stadig anmelde ibrugtagelsen af de enkelt system til os.
Kort sagt:
| o | Gymnasiale uddannelser skal, som det ser ud nu, ikke anmelde nye it-systemer. |
| o | Erhvervsakademier, professionshøjskoler og erhvervsskoler (kun statslige) skal anmelde nye it-systemer. Herunder også deres HR-løsning. |
At systemet anmeldes, betyder ikke nødvendigvis, at der skal afleveres en arkiveringsversion til Statens Arkiver. Det er netop dette, der tages stilling til i forbindelse med anmeldelsen.
Kort beskrevet er situationen pt.:
| • | Alle statslige myndigheder, skal anmelde brugen af INNOMATE HR. |
| • | Dette gælder også statslig selvejende institutioner, så som erhvervsskoler, SOSU-skoler, Professionshøjskoler og Erhvervsakademier. |
| • | Undtaget herfra er Gymnasier og VUC. |
Anmeldelse af systemet sker online her.
Ved anmeldelse skal der vedhæftes dokumentation, som beskriver formålet med og indholdet i systemet, hvordan det skal bruges samt hvordan det er teknisk set er opbygget. Der er ikke specifikke krav til dokumentationen i forbindelse med anmeldelse af systemet.
Her er følgende dokumentation til rådighed:
Produktblad INNOMATE HR Medarbejderplan
16.03.2014