Ved hjælp af automatiserede handlinger - også kaldet auto-handlinger - kan du opnå, at handlinger starter automatisk, når en begivenhed indtræder - på det nøjagtige tidspunkt eller forskudt.
Til grund for en auto-handling ligger et workflow, der er designet til at kunne eksekvere automatisk ud fra en valgt datatype (den drivende parameter) og uden der i situationen skal angives andre parametre. Betegnelserne på disse særlige workflows og handlinger starter alle med ’Auto: xxxxxx’ og af dokumentationen fremgår formål, opsætning og resultat.
Auto-handlinger, der indgår i moduler, vil som regel være deaktiverede, og skal i lighed med andre handlinger, først kopieres og genaktiveres. Herefter kan redigeringen påbegyndes.
Ved redigering af handlinger skal parametre først gennemgås og redigeres efter ønske. Der skal ikke markeres Brugergrupper, da handlingen i sin natur eksekveres automatisk uden ’menneskelig indgriben’.
Nederst i detailmenuen optræder punktet Start automatisk.
Her kan typisk vælges mellem følgende begivenheder:
Ved oprettelse og Ved opdatering har vi valgt at undtage begivenheder, der skyldes oprettelse eller opdatering fra andre workflows og handlinger, for at undgå at systemet løber løbsk. Auto-handlingen eksekverer således kun, hvis oprettelsen sker manuelt eller via en import fra API-et.
En auto-handling, der starter ved oprettelse eller opdatering, kan f.eks. notificere relevante interessenter og gennemføre en databehandling.
Ved valg af denne begivenhed er der flere valgmuligheder.
Først vælges Egenskab. Bestemt af datatypen kan der være flere felter med dato og tidspunkt.
Da vi i dette eksempel er i gang med at opsætte automatisk sletning af jobansøgninger, vælger vi her Ansøgningstidspunktet og har nu mulighed for at justere ved angivelse af år, måneder, dage, timer og minutter. Da vi ved modtagelse af ansøgningen har oplyst, at vi sletter automatisk efter 6 måneder, vælger vi her at skrive ’6’ i feltet måneder. Herefter er vi færdige med opsætningen og skal blot huske at gemme.
Et andet eksempel er autohandlingen Påmind skemagodkendere, hvor vi kan vælge mellem 6 forskellige felter med dato og tidspunkt:
Her er det logisk at benytte Tidsfrist (for afslutning af skema) og vi vælger herudover, at vente 3 dage efter tidsfristen med at sende påmindelsen.
Der kan til datatypen være defineret særlige begivenheder.
F.eks. for et skema: Alle godkendt.
Her eksekveres handlingen, når alle har godkendt skemaet og i eksemplet, sender orientering herom til godkenderne og/eller en funktionspostkasse. Da auto-handlinger - ligesom andre handlinger - kan kopieres, kan der vælges forskellig opsætning afhængig af om skemaet er knyttet til f.eks. en MUS-runde eller Prøvetidssamtale.
For jobansøgninger er f.eks. defineret begivenhederne Ansøgning modtaget, Ansøgning trukket tilbage og Ekstra filer vedhæftet. Disse særlige begivenheder sikrer bl.a., at der sendes bekræftelse til ansøgeren og at relevante interessenter bliver notificeret.
Autohandlinger redigeres på samme måde som almindelige handlinger (bortset fra opsætningen af Start automatisk). Læs mere herom i artiklen Guide: Redigér handlinger.
Kontakt også gerne support@innomate.com hvis du har spørgsmål eller særlige ønsker.
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet Done.ai
