Guide: Mødebooking

Når du starter en automatiseret handling som at invitere til møde eller samtale (fx. MUS), bliver du bedt om at angive tid og sted, og du vil efterfølgende modtage en mail med en mødebooking vedhæftet. For at lægge din mødebooking i kalenderen hos både dig og dem, du inviterer, skal du åbne mødebookingen og klikke Send opdatering. Denne mulighed findes desværre ikke, hvis du anvender Outlook til Mac.

I Outlook kan det se sådan ud:

Hvordan ændrer jeg tidspunkt for et møde eller en samtale?

Hvis du får brug for at ændre tidspunkt for et møde eller en samtale, du allerede har inviteret til via en handling i INNOMATE HR, skal du ikke gøre det i systemet. Skift i stedet tidspunkt i den booking, der er oprettet i din kalender, og send opdateringen til de inviterede. På den måde har alle fortsat adgang til eventuelle links til materialer, MUS-skemaer eller lignende fra den oprindelige mødebooking.

Der går ikke information tilbage til INNOMATE HR om en ændring af aftalen. Det ændrede tidspunkt kan derfor betyde, at en påmindelse sendes ud lidt forskudt i forhold til, hvor I rent faktisk er nået i jeres proces. I må så bare se bort fra en sådan påmindelse.

VIGTIGT: Undgå at invitere den samme person mere end én gang til det samme møde eller den samme samtale.
Der vil typisk blive oprettet skemaer eller andet i forbindelse med en invitation. Derfor kan flere invitationer betyde flere materialer. Hvis processen er tilrettelagt sådan, at skemaet for eksempel skal godkendes, vil der komme til at ligge flere skemaer til godkendelse for samme person.
I særlige tilfælde kan man vælge at slette den første invitation med alt, hvad der hører til den, og så invitere igen. Det foregår under Workflowkørsler og kræver normalt administratoradgang.