Med enkle rutiner følger altid afvigelser fra normalen. Det oplever vi også i situationer, hvor en ny medarbejder ansættes og skal onboardes.
I det følgende gennemgår vi håndteringen af afvigelserne med udgangspunkt i denne oplistning:
Via rekrutteringsmodulet modtages ansøgninger til jobopslag. Efter vi har behandlet ansøgningerne vælger vi den person vi vil ansættes.
Almindeligvis er personen helt ny for os og derfor benytter vi os at standardrutinen, nemlig først at køre handlingen Preboarding fra ansøgningen, hvorved vi bl.a. sætter ansøgningens status til Ansat, overfører vedhæftede filer fra ansøgningen til den nye medarbejder i INNOMATE HR, bekræfter den mundtlige aftale med medarbejderen, opretter ansættelsen m.m.
Herefter løses en række opgaver med f.eks. indgåelse af ansættelsesaftale (Dokumenthåndtering), bestilling af udstyr (Ressourcestyring) ol., inden vi er klar til køre den afsluttende handling fra ansættelsen: Onboarding.
Hvis medarbejderen er i en aktuel ansættelse, så brug handlingen Rokering.
Herved sættes sluttidspunkt på den aktuelle ansættelse og den nye ansættelse oprettes. Handlingen indeholder muligheder for at orientere medarbejderen, gammel og ny leder samt andre relevante interessenter.
Hvis en ansøger allerede er eller tidligere har været ansat som medarbejder, har vi sandsynligvis en masse data i INNOMATE HR, som vi ønsker at fastholde af historiske grunde og/eller genbruge. Det er en vurdering, som den ansvarlige HR-medarbejder må foretage.
Hvis I vælger at bygge videre på de data, vi allerede har liggende, skal der når der køres Preboarding fra fra ansøgningen i handlingen vælges en "anden person"
Handlingen kopierer nu filerne fra ansøgningen til den allerede oprettede person, som vi ønsker at anvende. Samtidig opdateres ansøgningen til status Ansat og der knyttes et link til jobopslaget fra den valgte person.
Den videre håndtering afhænger af om medarbejdere har en aktuel ansættelse eller blot har en tidligere og nu er fratrådt.
Har personen tidligere været ansat, er denne højest sandsynligt slettet. I så fald, skal personen gendannes. Husk i denne forbindelse at vise slettede data, dette gør du fra personmenuen øverst til højre.
Tjek også hvad der er registreret af ansættelse- og fratrædelsesdatoer. En fratrædelsesdato skal fjernes og I kan overveje, hvilken ansættelsesdato, der fremover skal anvendes.
Det sker selvfølgelig også at der bliver ansat nye medarbejdere uden om Rekruttering.
Anvender I Rekruttering, foreslår vi at benytte et skjult jobopslag, f.eks. et til Uopfordrede ansøgninger. Fra jobopslaget gå til annoncen og derfra til ansøgningsformularen og send linket til den nye medarbejder og bed vedkommende om at oprette sig selv og uploade de relevante papirer.
Derved får vi den nye medarbejder rigtigt ind i systemet og kan herefter benytte preboarding, onboarding m.m., som beskrevet tidligere i artiklen.
Alternativt kan personen oprettes fra listen over Personer, alle ved klik på +NY og derefter køres preboarding, onboarding m.m.
Der kan bruges samme rutiner, som beskrevet i tilsvarende afsnit ovenfor.
I artiklen er nævnt en del handlinger, som alle måske ikke er bekendt med.
Læs mere i introen til Onboarding-modulet. Modulet er tilgængeligt i alle systemer, men handlingerne kan være deaktiveret.
Handlingen Kopiér filer fra ansøgning indgår i alle nyere opdateringer af Rekrutteringsmodulet, men er måske ikke aktiveret.
Er du i tvivl eller har du brug for bistand, kontakt os på support@innomate.com
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet Done.ai
