Dette modul anvender medarbejderens filarkiv som omdrejningspunkt og automatiserer en række handlinger, der vedrører dokumenthåndtering: Dokumentgenerering, indhentning af digital signatur, fremsendelse til e-Boks m.m.
Ved dokumentgenerering dannes en pdf-fil, der placeres i en medarbejders filarkiv. I forbindelse med start af denne handling vælges, om dokumentet som et led i processen skal sendes til godkendelse. Ved at kopiere handlingen, kan der oprettes et uendeligt antal dokumentskabeloner. Dokumentgenerering kræver INNOMATE HR Pro.
Fra det genererede dokument eller eventuelt et andet dokument i pdf-format i medarbejderens filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender filen til digital signatur hos medarbejderen, hos virksomheden eller hos begge parter.
Endelig er det muligt fra en fil i medarbejders filarkiv, at sende den til e-Boks. For at kunne sende filer til e-Boks kræver det forudgående aftale med KMD/e-Boks, Se mere i afsnittet nedenfor.
Med dokumentgenerering har I adgang til at oprette et ubegrænset antal skabeloner med relevante fletfelter. Inden I tager modulet i brug, er det derfor en god idé forinden at se på
Dokumentgenerering anvender medarbejderens Ansættelse som drivende objekt, idet variabler som starttidspunkt, personaletype, arbejdstid m.m. ofte indgår her, og dermed kan bruges som fletfelter.
I modulet indgår følgende muligheder:
En hvilken som helst fil i pdf-format, der er placeret i medarbejderes filarkiv, kan sendes til digital signatur. Til signeringen anvender vi en service, der leveres af Visma Addo, hvor der kan benyttes NemID, privat og NemID, medarbejdersignatur, alternativt MitID. Dem, der skal signere, modtager en email med link til dokumentet og muligheden for at signere.
Overvej hvordan I ønsker at arbejde med digital signatur
Medarbejderen og øvrige interessenter har adgang til medarbejderens filarkiv og vil der kunne læse resultatet: den underskrevne kontrakt. Men mange virksomheder har en politik om, at sende den type dokumenter til medarbejderens e-Boks. Dermed får medarbejderne også adgang til dokumenterne, efter de er fratrådt.
Brug af e-Boks-faciliteten kræver forudgående aftale med KMD/e-Boks, Læs mere her.
Ud over denne Kom godt i gang har du mulighed for at orientere dig i dokumentationen, og/eller trække på konsulentbistand fra INNOMATE i forbindelse med ibrugtagningen af modulet. Kontakt os på support@innomate.com.
For hver type ansættelseskontrakt oprettes en kopi af handlingen Generér dokument - fra ansættelse. (f.eks. en for timelønnede og en for funktionærer) og kopier dokumentskabelonen ind og markér og indsæt tekstfelterne.
Angiv også om og i givet fald hvem, der skal godkende kontrakten, inden den sendes til digital signatur.
Hvis I har mange skabeloner i spil, hvar vi mulighed for at levere en særlig udgave af handlingen: Generér dokument, som indeholder alle skabelonerne.
Opret en eller flere handlinger ud fra Send til digital signatur, som passer til Jeres arbejdsform og sæt handlingen op med de relevante parametre.
Handlingen til fremsendelse af et dokument til e-Boks, aktiveres og de relevante parametre redigeres.
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet Done.ai
