Send vigtige beskeder til medarbejdere

I INNOMATE HR sørger en række workflows for at medarbejdere bliver holdt orienteret om aktuelle begivenheder, f.eks. når der inviteres til den årlige MUS, når en certificering udløber o.l. Også faste tilbagevendende begivenheder, holder INNOMATE HR øje med, og notificerer de relevante parter. F.eks. ved runde fødselsdage og jubilæer eller ved en årlig påmindelse om at vedligeholde oplysninger om ’nærmeste pårørende’.

Men også i andre situationer kan virksomheden have brug for at sende vigtige meddelelser ud til alle eller blot til en specifik gruppe af medarbejdere. Her giver INNOMATE HR flere muligheder:

Send email/SMS

Det er muligt at sende emails og/eller SMS til medarbejderen ved hjælp af handlingen:

• Send email/SMS (handlingen køres fra Personer (listen over medarbejdere).

Handlingerne skal blot kopieres, sættes op med de ønskede parametre og genaktiveres.

Når du starter handlingen for flere på én gang, får du mulighed for at redigere email- og SMS-skabelonerne direkte, inden afsendelse. Der er mulighed for at prioritere at medarbejderens private email-adresse, anvendes. Sendte beskeder fremgår efterfølgende af medarbejderens email- og/eller SMS-historik.

Gensend email

Det er muligt at gensende en e-mail hvis den for eksempel er blevet sendt til en forkert person af et workflow. Du kan gensende emails ved at gå til Oversigt>Rapporter:

Derfra går du ind på den e-mail, som skal gensendes og kører handlingen "Send email igen":

Formel meddelelse til medarbejdernes e-Boks

To workflows understøtter, at der sendes besked i form af et dokument, der afleveres til medarbejdernes e-Boks. Enten i form af et autogenereret eller et vedhæftet dokument. Knyttet til datatypen person, ligger to handlinger klar:

• Dan dokument og send til e-Boks (workflowprogrammet: Dan et dokument og send til e-Boks, v1.2)
• Send dokument til e-Boks (workflowprogrammet: Vedhæft et dokument og send til e-Boks, v1.0)

Også her skal handlingen blot kopieres, opsættes og genaktiveres.

At sende dokumenter til medarbejderne via deres e-Boks, er den lidt mere formelle meddelelsesform, der i en del situationer kan være hensigtsmæssig. Men den kræver, at der forinden er indgået en særlig aftale med KMD og e-Boks - læs mere her https://www.innomate.com/index.php/da/Support/dokumentation-send-dokument-til-e-b

Masseudsendelse

Uanset om du vil sende email eller SMS – eller ved en kombination af begge – eller du vil sende et dokument til medarbejderens e-Boks, kan dette gøres fra f.eks. listen over alle medarbejdere, evt. forinden filtreret til formålet.