Start: Opsætning af organisation

Denne guide hjælper virksomheder, der er nye på INNOMATE Basic, med at komme godt fra start.

Guiden indeholder afsnittene:

• Opret medarbejdere
• Opret enheder
• Opdatér ansættelser
• Tildel brugeradgange

Nederst i denne guide finder du link til håndtering af efterfølgende organisationsændringer og løbende vedligehold af organisationen.

Opret medarbejdere

I forbindelse med kontrakten om at bruge systemet er der indgået nærmere aftale om en elektronisk import af medarbejdere til INNOMATE Basic. Af aftalen fremgår det, hvordan data til import skal leveres til INNOMATE a/s.

Viser det sig efterfølgende, at en medarbejder mangler, kan du selv oprette vedkommende manuelt:

• Vælg Organisation i Hovedmenu.

• Vælg Personer, alle og klik på den grønne knap +Ny (øverst på siden) for at oprette personen.

• Udfyld Fornavn, Efternavn, Initialer, Person ID, evt. CPR-nummer og Køn, samt Fødselsdato - og gem.

Opret enheder

Start med at oprette den øverste enhed - som beskrevet herunder. Herefter får du hjælp af automatiserede handlinger til den videre oprettelse af underenheder.

Opret den øverste enhed (eks. Bestyrelse), hvor virksomhedens øverste leder/direktør er ansat:

• Vælg Hovedmenu>Organisation>Enheder og klik på +Ny.

• Udfyld Enheds ID (forkortelse, bogstaver eller tal eller evt. i kombination) og Navn på enheden. Vælg Driftsenhed under Enhedstype og gem (øverst på siden).

Enheden har nu sin egen side. Øverst til venstre vises, hvilken enhed siden handler om. Derunder (i venstre side) er en detailmenu for enheden.

• Klik på Ansættelser i detailmenuen og herefter på knappen +Ny for at tilføje en ansættelse af virksomhedens øverste leder/direktør.

Ved klik på Enhed i detailmenuen og herefter på Liste øverst på siden vises den samlede liste over oprettede enheder.

Opret underenheder

Tilføj nærmeste underenhed (til Bestyrelse) ved at benytte de automatiserede handlinger, der er til rådighed:

• Vælg Hovedmenu>Organisation>Enheder.

I listen over enheder åbnes enheden ved klik på ikonet Vis.

Klik på knappen Start: Opret underenheder.

• Angiv navn på ny (under-)enhed (eks. Direktion).
• Vælg enheds ID for enheden (f.eks. 001 eller DIR).
• Vælg enhedstype (Driftsenhed).
• Vælg nærmeste leder for den ny enhed
• Vælg de personer, der skal være ansat i enheden. (Undgå at sætte leder af enheden til at være leder for sig selv. En leder er typisk ansat højere oppe i organisationen end den enhed han/hun er leder for).
• Der kan angives en fælles startdato, for den gruppe personer, der vælges ind sammen.

Når handlingen udføres, oprettes den ny enhed med leder, ansættelser og med reference til den enhed, som handlingen er udført fra. Opret evt. flere underenheder til samme enhed.
Fortsæt/gentag på samme måde ved at åbne den ny underenhed og tilføje eventuelle underenheder til den.

Opdatér ansættelser

Der er brug for flere informationer på de ansættelser, der er oprettet i ovenstående sammenhæng. Ansættelser kan opdateres bundtvist (med ens data) f.eks. under Enhed> Ansættelser. Det sker ved hjælp af handlingen Opdatér ansættelser; men først skal I sikre jer, at denne handling passer til jeres behov.

Handlingen Opdatér ansættelser er som udgangspunkt sat op til at bede om følgende:

1. Angiv stillingsbetegnelse.
2. Vælg personaletype 1 - ud fra liste over personaletyper.
3. Vælg personaletype 2 - ud fra liste over ansættelsesformer.
4. Angiv ugentligt timetal. (Udfyldelse af feltet er ikke krævet).

Når handlingen startes, sker der to ting:

1. Ansættelsen opdateres med de valgte oplysninger.
2. Stillingsbetegnelsen opdateres i medarbejderens personoplysninger i feltet Titel.

Se de lister, der vælges fra i punkterne 2. og 3.: Klik på Hovedmenu>Organisation>Typer - og herefter henholdsvis Personaletype 1 og Personaletype 2.

Indholdet i listerne kan punkt for punkt redigeres:

• Klik på Vis for at redigere eller arkivere(gemme væk) et punkt og på +Ny for at oprette et nyt punkt på listen.

Foretag eventuelle justeringer af listerne, før handlingen udføres.

Opret brugere

Når person og ansættelse er på plads, kan der oprettes brugeradgang – enten manuelt eller ved hjælp af handlingen Opret brugere:

Workflowet har personen som drivende objekt. Det vil sige, at handlingen Opret brugere kan startes fra en liste over personer. Handlingen anvendes til at oprette brugeradgang for flere medarbejdere samtidig.

I redigering og/eller ved start af handlingen håndteres følgende:

• Der vælges, hvad der skal danne grundlag for BrugerID: Person ID eller Initialer.

Når handlingen startes:

• Hvis medarbejderen ikke allerede har en brugeradgang, oprettes denne, forudsat at det valgte grundlag for BrugerID er udfyldt (Initialer eller PersonID).

Nyttige links

Link til artiklen Guide: Hvordan vedligeholder jeg organisationen?: https://www.innomate.com/index.php/da/Support/orga...

I artiklen kan du læse afsnittene:

• Hvordan opretter jeg en medarbejder?
• Hvordan skifter jeg leder på en enhed?
• Hvordan flytter jeg en medarbejder til en anden enhed?
• Hvad gør jeg med en medarbejder, der fratræder?