Guide: Hvordan starter jeg en handling/et workflow?

Denne vejledning er rettet til alle, der har adgang til at starte en handling – også kaldet et workflow – i INNOMATE HR.

Vejledningen indeholder afsnittene:

• Hvor kan jeg starte en handling/et workflow?
• Hvordan starter jeg en handling/et workflow?
• Hvordan får jeg en mødeaftale i kalenderen?
• Hvordan ændrer jeg tidspunkt for et møde eller en samtale?

Hvor kan jeg starte en handling/et workflow?

Overordnet set er der to muligheder for, hvor en handling kan startes:

• Fra et link – for eksempel i en mail.
• Ved en knap under Handlinger på en side i INNOMATE HR.

Eksempel på link til start af en handling: Som leder kan du for eksempel modtage en mail med link til at starte invitation til prøvetidssamtale, hvis du har fået en ny medarbejder. En sådan mail vil typisk være udløst af et andet workflow, der har holdt øje med den nye medarbejders ansættelsesdato for at sende mailen til dig på det helt rigtige tidspunkt.

Knapper til handlinger: Hvilke knapper, du kan finde til Handlinger, afhænger dels af, hvor man i din virksomhed har valgt at placere knapperne og dels af dine rettigheder i systemet.

Eksempler på knapper til Handlinger:

• Knappen ’Ny medarbejder’ vises normalt, hvor du har åbnet en ansættelse, som har en startdato.
• Knappen ’Fratrædelse’ vises normalt, hvor du har åbnet en ansættelse, som har en slutdato.
• Knappen til invitation til MUS eller anden medarbejdersamtale er typisk placeret på personsiden.

Spørg den ansvarlige for INNOMATE HR på din arbejdsplads, hvis du er i tvivl om, hvor du finder de knapper, du skal bruge.

Hvordan starter jeg en handling/et workflow?

Du bliver guidet hele vejen:

• Klik på knappen (eller linket i din mail), læs den korte intro og klik på Næste.
• Udfyld eventuelle felter og klik Næste.
• Klik på Start workflow, når du når til sidste side.

Herved igangsætter du det, som denne handling er programmeret til – udsendelse af beskeder, oprettelse af skemaer, eller hvad det måtte være.

Hvordan får jeg en mødeaftale i kalenderen?

Når du starter en invitation til et møde eller en samtale, hvor du bliver bedt om at angive tid og sted, vil du normalt efterfølgende modtage en mødebooking, der kan hjælpe dig til at lægge aftalen i kalenderen hos både dig og dem, du inviterer. Når du modtager en mail med en mødebooking (vedhæftet), skal du åbne mødebookingen og sende videre til kalendersystemet ved klik på ‘Send opdatering’. I Outlook kan det se sådan ud:

Hvordan ændrer jeg tidspunkt for et møde eller en samtale?

Hvis du får brug for at ændre tidspunkt for et møde eller en samtale, du allerede har inviteret til via en handling i INNOMATE HR, skal du gøre det i systemet. Skift i stedet tidspunkt i den booking, der er oprettet i din kalender, og send opdateringen til de inviterede. På den måde har alle fortsat adgang til eventuelle links til materialer, MUS-skemaer eller lignende fra den oprindelige mødebooking.

Der går ikke information tilbage til INNOMATE HR om en ændring af aftalen. Det ændrede tidspunkt kan derfor betyde, at en påmindelse sendes ud lidt forskudt i forhold til, hvor I rent faktisk er nået i jeres proces. I må så bare se bort fra en sådan påmindelse.

VIGTIGT: Undgå at invitere den samme person mere end én gang til det samme møde eller den samme samtale.
Der vil typisk blive oprettet skemaer eller andet i forbindelse med en invitation. Derfor vil flere invitationer normalt betyde flere materialer. Hvis processen er tilrettelagt sådan, at skemaet for eksempel skal godkendes, vil der komme til at ligge flere skemaer til godkendelse for samme person.
I særlige tilfælde kan man vælge at slette den første invitation med alt, hvad der hører til den, og så invitere igen. Det foregår under Workflowkørsler og kræver normalt administratoradgang.

Important links