Guide: Hvordan vedligeholder jeg organisationen?

Denne vejledning er henvendt til systemadministrator og eventuelt administrativt personale, der har opgaver i forbindelse med vedligehold af organisationen.

Vejledningen indeholder afsnittene:

• Hvordan opretter jeg en medarbejder?
• Hvordan skifter jeg leder på en enhed?
• Hvordan flytter jeg en medarbejder til en anden enhed?
• Hvad gør jeg med en medarbejder, der fratræder?

Hvordan opretter jeg en medarbejder?

En medarbejder er en person, der har en aktuel ansættelse. For at oprette en medarbejder skal der altså oprettes både en person og en ansættelse.

OBS: Hvordan det foregår hos jer afhænger af den løsning, I har på netop din arbejdsplads. I har modtaget en oversigt over arbejdsgangen ved oprettelse af en ny medarbejder.

Der er forskellige måder at oprette en ny medarbejder:

1. Ved manuel oprettelse tilføjer du personen til listen Personer. Opdatér alle kendte data på personen og opret en ansættelse.
   Når person og ansættelse er på plads, kan du oprette en brugeradgang – enten manuelt eller ved hjælp af handlinger som ’Ny medarbejder’ eller ’Ny bruger’.
2. Personen oprettes automatisk – enten via integration med et andet system eller via INNOMATEs rekrutteringsmodul og de processer, der er knyttet hertil.
3. Hver arbejsplads kan desuden have sine egne skræddersyede processer i form af handlinger/workflows, der håndterer oprettelse af medarbejdere eventuelt inkl. oprettelse af brugere.

Hvordan skifter jeg leder på en enhed?

Afgræns perioden hvor vedkommende er leder på enheden/afdelingen/gruppen. Det gør du ved at sætte en slutdato (første dag personen ikke længere er leder på enheden) på relationen mellem leder og enhed. Opret samtidigt en ny leder for enheden ved at tilføje en ny relation mellem enheden og den ny leder – husk startdato. På denne måde bevares historikken – både omkring skiftende ledere på enheden og for den enkelte medarbejders skiftende lederfunktioner.

Hvordan flytter jeg en medarbejder til en anden enhed?

Afgræns perioden hvor medarbejderen er ansat i enheden/afdelingen eller tilknyttet gruppen. Det gør du ved at sætte slutdato (første dag medarbejderen ikke længere er ansat i enheden) på ansættelsen/relationen mellem medarbejderen og enheden.

Samtidigt opretter du en ny ansættelse eller relation i den anden enhed eller gruppe, som medarbejderen skal flyttes til.

På denne måde bevares historikken omkring medarbejderens skiftende ansættelser eller tilknytninger til enheder.

Hvad gør jeg med en medarbejder, der fratræder?

Når du kender datoen for en medarbejders fratrædelse, sætter du slutdato på ansættelsen (første dag medarbejderen ikke længere er der) og kan umiddelbart efter starte handlingen/workflowet Fratrædelse. Fratrædelse startes fra Person > Ansættelse, hvor en knap bliver synlig, når der er en slutdato på ansættelsen.

Handlingen/workflowet fjerner brugeradgangen på fratrædelsesdatoen. Efter yderligere et antal dage (f.eks. 30 dage) arkiveres personen automatisk.

Important links