Normalt oprettes og vedligeholdes medarbejdernes profiler gennem individuel behandling. Der kan være situationer, hvor det vil være hensigtsmæssigt at oprette/overskrive profiler og jobbeskrivelser for flere medarbejdere på én gang.
F.eks. er det ved implementering af systemet muligt for en gruppe medarbejdere at danne kompetenceprofil, udviklingsplan og jobbeskrivelse/-profil ud fra samme grundlag.
Også ved organisatoriske eller opgavemæssige forandringer i en virksomhed, kan det være hensigtsmæssigt at overskrive medarbejdernes profiler m.m. med nye data.
Dannelse af basisdata sker ved hjælp af en Guide, der startes fra Organisation > Vedligehold > Dannelse af basisdata.
I venstre side af skærmen gives en oversigt over de dele, Guiden består af.
Det er tiltænkt at funktionen primært anvendes af 'administratorer', men det er også muligt at give 'ledere' adgang til at anvende funktionen i forhold til egne medarbejdere.
I Opsætning > Rettigheder > Vedligehold vælges for den pågældende brugergruppe mellem Ingen, Underordnede eller Alle.