Kompetencerne beskrives og systematiseres i systemet og bundtes i profiler, der viser kompetencebehovet for bestemte roller eller jobs. Profilerne udgør en fælles referenceramme og bidrager til at kommunikere virksomhedens forventninger ud i hele organisationen.
Medarbejderne forholder sig til relevante profiler, typisk i forbindelse med en medarbejderudviklingssamtale (MUS), og status og mål for de enkelte kompetencer opsamles i systemet.
Gapanalyser giver på én gang overblik over og detaljeret viden om udviklingsbehovet på såvel individniveau som for grupper/afdelinger og for hele organisationen. Avancerede søgemuligheder giver blandt andet mulighed for hurtigt at finde den rigtige medarbejder til en bestemt opgave.
Normalt vedligeholdes informationer om medarbejdernes kompetencer i forbindelse med medarbejderudviklingssamtalen (MUS) via en Evalueringsmenu, hvor lederen punkt for punkt opdaterer informationerne.